您是尼维斯公司或企业的控制人？您是否曾经想过，您的文件柜里究竟需要保存哪些文件？在這篇文章中，我們尼維斯辦公室的資深信託與法務官 Yakima Cuffy 談到尼維斯最近有關準確保存公司記錄的立法修正案。
2023年8月24日，尼維斯島議會通過立法，修訂《尼維斯商業公司條例》第7.01章（規管公司，又稱 "IBC's"）和《尼維斯有限責任公司條例》第7.04章（規管公司，又稱 "LLC's"）。这些修正案于2023年9月21日刊登在公报上。
修订的主要内容包括禁止法团持有不记名股票，以及将文件送达程序从注册处转移到法团或公司最后已知的注册办事处。然而，这些修订中最值得注意的是对法团和公司的记录保存要求。
对于公司而言，2023年修正案第16条修订了《尼维斯商业公司条例》（第7.01章）第101条，规定公司必须保存以下文件：
- 公司章程；
- 股东名册，其中包含每位股东的姓名、地址、所持股份数量和类别，以及他们分别成为记录在案的所有者的日期；
- 董事登记册，其中包含每位董事的姓名和地址；
- 实益所有人登记簿，其中包含每位实益所有人的姓名和地址；
- 股东会议记录和经股东同意采取的行动；
- 董事会会议记录和经董事同意采取的行动；
- 公司提交的所有通知和其他文件的副本；以及
- 委员会会议记录（如有）。
公司可向注册代理人提供此类文件的副本，以便在注册代理人办公室保存。此外，如果法团在其注册代理人的办公室保存股东名册或董事名册的副本，而股东或董事发生变更，则法团必须在名册发生任何变更后 15 天内书面通知注册代理人。
从根本上说，公司必须向注册代理提供一份书面记录，说明保存原始股东名册或原始董事名册的实际地址，并且必须在上述地点变更后 15 天内书面通知注册代理。
同样，关于有限责任公司，2023年修正案第6条取代了尼维斯有限责任公司条例第7.04章第67A条，并规定公司应保存以下公司文件：
- 组织章程；
- 运营协议；
- 成员和成员类别；
- 管理人登记册，其中包含每位管理人的姓名和地址；
- 成员会议记录和采取的行动；
- 委员会会议记录（如有）；
- 有限责任公司提交的所有通知和其他文件的副本。
与国际商业公司一样，有限责任公司可自行决定是否向注册代理人提供上述文件的副本，以便在注册代理人的办公室保存，如果这样做，则必须在成员登记册发生任何变更的 15 天内书面通知注册代理人。 如果公司在其注册代理办公室保存成员登记册副本，则必须向注册代理提供保存成员登记册正本的一个或多个地点的实际地址的书面记录。此外，公司有义务在地址变更后 15 天内书面通知注册代理。
此外，注册代理人保存的任何信息和记录必须在公司解散或以其他方式不复存在之日起至少保存六（6）年。 最后，对于违反上述规定的 IBC 或 LLC，可处以不超过 10,000 美元的罚款。
请务必确认档案柜中的记录符合您的监管义务。
** 參考資料
尼維斯商業公司條例，第7.01章
尼維斯有限責任公司條例，第7.04章